Estoque MRO que só existe no sistema: a peça que o saldo diz que tem

Domingo, 2h15, fábrica de filme plástico. A extrusora 3 para com ruído de rolamento. O mecânico do turno identifica em vinte minutos: rolamento do redutor. Vai ao almoxarifado, que à noite fica com a chave na sala do supervisor. Consulta o sistema: 3 unidades, prateleira B-14.

Ele chega na B-14 com a lanterna. Caixa vazia. Procura na B-13, na B-15, na bancada. Nada. Liga para o almoxarife, que atende no terceiro toque e diz que “acho que o pessoal da preventiva pegou os três na quinta, mas não deram baixa”. A extrusora fica parada até segunda de manhã, quando alguém vai buscar a peça de carro no fornecedor da capital.

Trinta horas de máquina parada por uma peça que custa menos que o combustível da viagem.

O que isso custa de verdade

A parada é o custo visível. O escondido é o que a fábrica faz para se proteger dela.

Num cenário ilustrativo: para não passar por isso de novo, o gerente de manutenção manda comprar 6 rolamentos em vez de 3. Faz o mesmo com correias, contatores, sensores. Em um ano, o estoque MRO cresce e uma parte considerável dele é de item parado há mais de doze meses, comprado por medo. Ao mesmo tempo, os itens que realmente giram continuam faltando, porque ninguém sabe o saldo real de nada.

Estoque alto e ruptura frequente ao mesmo tempo. É o sintoma clássico de saldo que não confia em si mesmo.

Por que acontece

A peça sai fisicamente da prateleira sem sair do sistema. Alguém pega “só para adiantar”, vai dar baixa depois e esquece. Ou dá baixa no item errado, porque o cadastro tem três códigos para o mesmo rolamento.

O ponto de ressuprimento existe na cabeça do almoxarife, não no sistema. Quando ele está de férias, ninguém pede nada. O inventário anual encontra as diferenças, ajusta o saldo e a distorção recomeça na segunda-feira seguinte.

E a O.S. de manutenção não está ligada à peça. O mecânico consome, o planejador não sabe quanto custou aquela intervenção, e o comprador só descobre que precisa repor quando o saldo já está negativo na prateleira.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Faça um inventário só dos itens críticos. Aqueles que param máquina. Não tente contar tudo; conte os 50 que importam e acerte o saldo deles.
2. Uma saída, um registro. Nenhuma peça sai do almoxarifado sem ficar escrito quem pegou, para qual máquina e em que hora. Caderno serve para começar.
3. Unifique os códigos duplicados. Se o mesmo rolamento tem três cadastros, escolha um e mate os outros.
4. Defina ponto de ressuprimento para os críticos e escreva ao lado de quem deve ser avisado quando bater.
5. Separe a curva ABC na prática: os itens A ficam em local fechado e contam toda semana. Os C podem ter controle mais frouxo.
6. Ligue cada retirada a uma ordem de serviço. Mesmo à mão. É o que vai permitir saber o custo real de cada máquina depois.

Como fica no ArkhiX

No Almoxarifado, Itens & saldo é um cadastro só, usado por manutenção, compras e SESMT: o item nasce no cadastro uma vez, com localização por rua e bin. A retirada é feita com Requisição QR + crachá: o mecânico aponta o QR da prateleira, passa o crachá e a baixa acontece na hora, com nome, hora e a O.S. de destino. A O.S. requisita a peça do estoque, então o custo da intervenção já sai com a peça dentro.

Quando o saldo cruza o ponto de ressuprimento, Reposição → Compras gera a solicitação de compra automaticamente. O ponto de ressuprimento vira solicitação de compra sem depender da memória de ninguém, e o Sentinela avisa da ruptura de estoque antes de acontecer.

Inventário · ABC permite contagem cíclica por classe: os itens A contam toda semana, com divergência registrada e trilha de quem ajustou. O recebimento faz o 3-way match entre pedido, nota e o que chegou fisicamente, então o saldo entra certo desde a origem.

Checklist

• O saldo do sistema bate com a prateleira nos 50 itens mais críticos
• Toda saída de peça tem nome, hora e máquina de destino
• Não existe item com cadastro duplicado entre os críticos
• O ponto de ressuprimento está definido e dispara um pedido sem depender de uma pessoa
• Os itens A são contados com frequência, não só no inventário anual
• Consigo dizer quanto foi gasto em peças na extrusora 3 nos últimos 12 meses

Se a madrugada de domingo com a lanterna na prateleira vazia já aconteceu na sua fábrica, vale ver isso funcionando com o seu almoxarifado e os seus itens críticos.