"A peça não tinha": a corretiva que espera três dias pelo rolamento

Domingo, 3h10, máquina de papel. O rolamento do rolo da rebobinadeira trava. O mecânico de plantão vai ao almoxarifado, abre a gaveta indicada no sistema: saldo 1. A gaveta está vazia. Alguém usou o rolamento há dois meses e não deu baixa. Ou deu baixa no item errado. Não importa mais.

Segunda, 8h, o comprador recebe o pedido por e-mail. Manda cotação para dois fornecedores. Terça, a cotação volta, mas o valor passa da alçada dele e o gerente está em viagem. Quarta, aprovado. Quinta, 15h, o rolamento chega por transportadora. Às 19h a rebobinadeira volta a rodar.

Quatro horas de reparo. Três dias e meio de espera. No relatório, o MTTR dessa falha é de 88 horas.

O que isso custa de verdade

Uma máquina de papel não para porque a rebobinadeira parou. Ela reduz velocidade e os jumbos se acumulam no pátio. A expedição atrasa. O turno da rebobinadeira fica ocioso ou é remanejado para varrer.

Como ilustração: um rolamento de R$ 900, com frete urgente de R$ 700. Quarenta horas de rebobinadeira parada, a R$ 800 a hora de produção perdida, R$ 32.000. Dois turnos de operadores sem máquina, R$ 3.000. A peça custou R$ 900. A falta dela custou perto de R$ 36.000.

E o indicador ficou distorcido. Um MTTR de 88 horas faz a manutenção parecer incompetente, quando o reparo em si levou quatro horas. O problema não estava na oficina. Estava na gaveta vazia, no e-mail e na alçada.

Por que acontece

O saldo do sistema e o da prateleira se separam aos poucos. Uma retirada sem baixa, uma baixa no código errado, uma peça “emprestada” para outra linha e nunca reposta. Sem inventário rotativo, ninguém descobre até precisar.

A requisição não tem número de O.S., então ninguém sabe para qual ativo a peça saiu. O item crítico não tem ponto de ressuprimento: o sistema só avisa quando o saldo é zero, e nem sempre avisa. A compra de manutenção entra na mesma fila da compra de escritório. E a alçada de aprovação não tem substituto, então a peça espera o gerente voltar de viagem.

Cada elo é razoável isoladamente. Juntos, produzem 84 horas de espera para 4 de reparo.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Lista de peças críticas por ativo crítico. Para cada ativo classe A, quais peças param a máquina e quanto tempo levam para chegar. Essa lista define o que precisa estar na prateleira.
2. Inventário rotativo dos itens críticos. Dez itens por semana, contados fisicamente. Em três meses, o saldo do sistema volta a valer alguma coisa.
3. Requisição só com número de O.S. Peça que sai sem O.S. é peça que não se sabe para onde foi.
4. Mínimo e máximo para itens críticos, calculados a partir do prazo de entrega do fornecedor, não do achismo.
5. Reserva de peça na O.S. planejada. Quando o PCM programa a intervenção, a peça é separada e etiquetada. Ninguém “empresta”.
6. Trilha própria para urgência de manutenção, combinada com compras: alçada definida, substituto nomeado, fornecedor pré-aprovado para os itens da lista crítica.

Como fica no ArkhiX

No ArkhiManus, a O.S. requisita a peça do estoque. O mecânico aponta o QR da prateleira, passa o crachá, e a Requisição QR + crachá do Almoxarifado baixa o saldo na hora, ligada à O.S. e ao ativo. Não existe retirada sem rastro. Os Itens & saldo refletem a prateleira porque cada saída passa pelo terminal, e o Inventário · ABC organiza a contagem rotativa pelos itens que mais importam.

Quando o saldo toca o mínimo, o ponto de ressuprimento vira solicitação de compra: a Reposição → Compras gera a SC no Suprimentos sem ninguém escrever e-mail. As Cotações (RFQ · TCO) comparam preço e prazo de entrega, a Alçada & orçamento sabe quem aprova e quem substitui, e a O.C. · Recebimento dá entrada no item e avisa a O.S. que estava esperando.

Na O.S. planejada, o PCM reserva a peça antes de programar. Se não tem saldo, ele vê na tela, antes de mandar o mecânico. O MTTR volta a medir o reparo, e o tempo de espera por peça vira um indicador próprio no Dashboard Gerencial, que é onde ele sempre deveria estar.

Checklist

• Você tem a lista de peças que param cada ativo crítico?
• O saldo do sistema bate com a prateleira nos itens críticos?
• Toda requisição de peça sai com número de O.S.?
• Itens críticos têm ponto de ressuprimento que gera compra sozinho?
• A alçada de compra urgente tem substituto nomeado?
• O seu MTTR separa tempo de reparo de tempo de espera por peça?

Se a sua corretiva espera mais pela peça do que pelo mecânico, o problema não está na oficina. Vale ver como fica quando a O.S., o estoque e a compra falam a mesma língua, com os seus itens críticos na tela.