Terceirizado com ASO vencido dentro da planta: de quem é a responsabilidade?

Terça, 9h40, área de utilidades de uma metalúrgica. A empreiteira de caldeiraria está trocando um trecho da linha de vapor. Tem um soldador em cima do andaime, a seis metros do piso, cinto travado, tudo certo à primeira vista. O técnico de segurança da casa passa pela obra com o auditor do cliente, que escolheu aquele dia para a visita. O auditor pede a pasta da contratada.

O ASO do soldador venceu há 40 dias. O certificado de NR-35 dele é de uma empresa que ninguém consegue localizar. A ficha de EPI foi assinada em branco. A empreiteira entrou pela portaria porque o encarregado dela é conhecido do porteiro, e a planilha de homologação, que fica no computador do comprador, dizia “OK” desde o ano passado.

O trabalho para. O auditor anota. E a pergunta que o diretor faz na sala às 11h é a que dá título a este artigo. A resposta é curta: se ele está dentro do seu muro, a responsabilidade é sua. Solidária no mínimo, exclusiva no pior caso.

O que isso custa de verdade

O custo visível é a obra parada e a não conformidade no relatório do cliente. O escondido é maior.

Num cenário ilustrativo: a troca da linha de vapor tinha janela de dois dias, com a caldeira desligada. A interdição do serviço por documentação empurra a obra para o fim de semana seguinte, com hora extra da equipe própria e uma segunda parada de caldeira que não estava no plano. Só a energia perdida no religamento já paga um mês de qualquer controle sério.

Se acontecer um acidente com aquele soldador, o cenário muda de escala. A fiscalização vai perguntar quem liberou a entrada, quem conferiu o treinamento, quem assinou a permissão de trabalho. E vai encontrar uma planilha desatualizada e um porteiro que “conhecia o encarregado”.

Por que acontece

A homologação da contratada é feita uma vez, na contratação. Depois disso, ninguém revisita. Os documentos têm validade, mas a planilha não tem alarme.

A portaria não sabe quem está com documento em dia. Ela sabe quem tem crachá. O RH da contratada manda os documentos por e-mail para o comprador, que salva numa pasta. O SESMT da casa vê a pasta quando alguém pergunta. Cada um tem um pedaço da informação, e nenhum pedaço fala com o outro.

E tem a parte financeira: a fatura da empreiteira é aprovada pelo gestor do contrato, que olha a medição, não a documentação. Pagar em dia e cobrar documento são dois processos que nunca se cruzam.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Liste todas as contratadas ativas hoje. Não as homologadas. As que têm gente dentro da planta esta semana.
2. Defina a lista mínima de documentos por tipo de serviço. Trabalho em altura pede uma coisa; limpeza de escritório pede outra. Uma lista só para tudo é o que faz o SESMT desistir.
3. Coloque data de validade em cada documento e marque numa agenda compartilhada os que vencem nos próximos 60 dias.
4. Combine com a portaria uma regra simples: sem documento válido, não entra. Faça uma lista impressa semanal até ter algo melhor.
5. Amarre o pagamento à documentação. O gestor do contrato só aprova a fatura se o SESMT deu o ok do mês. Isso muda o comportamento da contratada em dias.
6. Peça à contratada que envie documento novo antes de vencer, não depois. Coloque isso no contrato.

Como fica no ArkhiX

Na solução Terceirizados, cada contratada tem uma Auditoria de Documentos com a lista exigida por tipo de serviço, validade por documento e o status de cada pessoa. O ASO e o treinamento da contratada entram ali e conversam com o SESMT da casa: o mesmo dado que o técnico de segurança vê é o que a portaria consulta.

O Monitor da Portaria mostra, em tempo real, quem da contratada pode entrar. O acesso é liberado só com documento em dia. O porteiro não precisa conhecer ninguém: ele vê verde ou vermelho. E o efetivo da contratada presente no turno fica registrado, o que resolve a pergunta “quantos terceiros tinham dentro da planta às 9h40”.

O Gatilho Financeiro (No-Pay) amarra a fatura à documentação. Contratada com pendência não tem pagamento liberado até regularizar. Pelo Portal do Fornecedor, a própria empreiteira sobe o ASO novo, vê o que está vencendo e resolve antes de bater na portaria. Tudo fica na trilha de auditoria de 5 anos, e o auditor do cliente pode ver pelo Portal de Auditoria sem ninguém abrir pasta.

Checklist

• Sei quantas contratadas têm gente na planta hoje, e quem são
• Cada tipo de serviço tem uma lista de documentos definida
• Os documentos têm validade registrada e alguém é avisado antes do vencimento
• A portaria sabe quem pode entrar sem depender de conhecer a pessoa
• A fatura da contratada só é aprovada com documentação em dia
• Consigo apresentar a pasta completa de qualquer terceiro em cinco minutos

Se a cena da terça-feira soou familiar, vale ver como isso fica com a sua lista de contratadas, na sua portaria. A demonstração é feita com os dados da sua planta.