Ficha de EPI assinada a caneta: o que acontece quando o fiscal pede a última entrega

Quinta-feira, 16h20, setor de corte de uma fábrica de esquadrias de alumínio. Um operador corta a mão no perfil recém-serrado. Corte profundo, sutura, sete dias de afastamento. Na investigação, a primeira pergunta é sobre a luva anticorte. Ele diz que a luva que tinha estava rasgada há uma semana e que pediu outra ao almoxarifado. O almoxarife diz que não lembra.

O SESMT puxa a ficha de EPI do operador. É uma folha em papel, num fichário na sala do técnico de segurança. Tem uma assinatura em janeiro, para “luva anticorte”, sem CA, sem quantidade, sem data de troca prevista. A luva que a fábrica comprou em abril é de outro fornecedor, com outro CA, e não aparece em ficha nenhuma. Não há como provar que ele recebeu, nem que não recebeu.

A empresa vai discutir o acidente sem a única evidência que a NR-06 pede que ela tenha.

O que isso custa de verdade

O custo do acidente é o de sempre: afastamento, substituição, CAT, investigação. O custo do acidente sem ficha de EPI válida é outro: na ação trabalhista ou na fiscalização, a fábrica não consegue demonstrar que forneceu o equipamento, e responde como se não tivesse fornecido.

Num cenário ilustrativo, uma indenização por acidente com culpa presumida pode passar de R$ 50 mil, num caso em que a luva custava R$ 18.

E há o custo do EPI que some: sem controle de entrega por pessoa, ninguém sabe quantas luvas cada um retirou. Uns retiram demais, outros usam a mesma rasgada por semanas porque “já pegou esse mês”. O consumo de EPI vira despesa sem dono e a proteção vira sorte.

Por que acontece

A ficha em papel exige que o funcionário vá até o SESMT, o técnico esteja lá, ache a ficha certa no fichário e anote. Quando a entrega acontece no almoxarifado, ou no turno da noite, ou na correria, a ficha não é preenchida. O EPI foi entregue; a evidência não.

O CA (Certificado de Aprovação) muda quando muda o fornecedor, e a ficha antiga não sabe disso. A validade do CA e o prazo de troca de cada EPI vivem, no máximo, numa planilha, sem aviso.

E o estoque de EPI não conversa com a entrega: o almoxarifado dá baixa por caixa, a ficha registra por unidade. Os números nunca batem.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Leve a ficha para onde a entrega acontece: se o EPI sai do almoxarifado, a ficha fica no almoxarifado. Entrega sem registro não pode existir.
2. Cada linha da ficha com CA, quantidade, data e motivo (primeira entrega, troca por desgaste, troca por vencimento). Só a assinatura não protege ninguém.
3. Tabela de EPI por função, com o CA correto e o prazo de troca previsto. Serve para saber o que cada pessoa deve ter e para cobrar quando não trocou.
4. Verifique a validade dos CAs em uso. CA vencido é como EPI não fornecido.
5. Treinamento com registro: a NR-06 exige que o trabalhador saiba usar, guardar e conservar. A entrega sem o treinamento registrado é meia evidência.
6. Concilie estoque e entregas uma vez por mês. Diferença grande indica entrega sem registro ou retirada sem controle.

Como fica no ArkhiX

Na solução Entrega EPI, a entrega acontece num terminal com crachá, onde quer que ela ocorra: almoxarifado, SESMT, posto de segurança do turno. O funcionário passa o crachá, o atendente lê o QR do EPI, e a Entrega de EPI registra pessoa, item, CA, quantidade, motivo e hora, com a assinatura eletrônica do funcionário no próprio terminal. Sem fichário, sem caneta, sem depender de o técnico estar na sala.

A Gestão de EPI mantém a tabela de EPI por função, com o CA de cada item, a validade do CA e o prazo de troca. Quando o prazo vence, o sistema mostra quem está com EPI vencido antes que o funcionário entre no turno, e a troca por vencimento vira uma lista, não uma lembrança. Em Colaboradores, cada pessoa tem sua ficha completa: tudo que recebeu, quando, com qual CA, e o treinamento registrado, pronta para o fiscal, o perito ou a auditoria.

A entrega de EPI baixa o estoque no almoxarifado, unidade por unidade, e o estoque conversa com a compra quando bate o mínimo. Os Relatórios mostram consumo por setor, por pessoa e por item, e a lista de quem está fora do prazo de troca. A solução funciona à parte ou dentro do SESMT, para quem precisa de PGR e medicina ocupacional no mesmo lugar.

Checklist

• A ficha de EPI é preenchida no local e no momento da entrega?
• Cada entrega registra CA, quantidade, data e motivo?
• Existe tabela de EPI por função, com prazo de troca?
• Os CAs dos EPIs em uso estão dentro da validade?
• O treinamento de uso e conservação está registrado por pessoa?
• Estoque de EPI e registros de entrega são conciliados mensalmente?
• Você consegue mostrar a última entrega de qualquer funcionário em um minuto?

Escolha cinco funcionários do setor de maior risco e tente encontrar a última entrega de EPI de cada um, com CA. Se demorar ou faltar, vale ver como a Entrega EPI funciona no terminal da sua fábrica.