Checklist de preventiva assinado sem evidência: o que o auditor vai perguntar

Quarta-feira, 10h30, sala de reunião de uma fábrica de cosméticos. Auditoria de gestão de ativos, com o cliente presente. O auditor pede os registros da preventiva mensal do sistema de ar comprimido que atende a área de envase. O PCM traz a pasta: doze checklists, um por mês, todos preenchidos, todos assinados.

O auditor folheia. Item 4: “Verificar pressão diferencial do filtro coalescente”. Doze meses de “OK”. Item 7: “Drenar condensado e verificar vazamento”. Doze “OK”. Mesma caneta azul, mesma letra, inclusive no mês em que o mecânico que assina estava de férias. Ele pergunta: “Qual foi a pressão diferencial em março?”. Silêncio. “E em que horário foi feito?”. Silêncio. “E este OK de agosto, quem fez, já que o senhor estava de férias?”.

O checklist existe. A preventiva, talvez. A evidência, não.

O que isso custa de verdade

O custo imediato é a não-conformidade e a conversa difícil com o cliente que estava na sala. Dependendo do contrato, é uma auditoria de acompanhamento em 90 dias, ou é o cliente pedindo o plano de ação por escrito antes do próximo pedido.

O custo escondido é maior. Um checklist de “OK” não registra degradação. Se a pressão diferencial do filtro subiu de 0,2 para 0,6 bar ao longo do ano, doze OKs não mostram nada. O filtro satura, arrasta óleo para a linha de ar, e o ar contamina o produto na envasadora. Como ilustração: um lote de 5.000 unidades bloqueado por contaminação custa o produto, a investigação, o retrabalho da linha e a explicação para o cliente. Contra uma leitura de manômetro anotada por mês.

E existe o custo cultural: o mecânico aprendeu que o checklist é para assinar, não para medir. Ele vai levar esse aprendizado para todos os outros checklists.

Por que acontece

O checklist foi desenhado para ser assinado. Cada item termina num quadradinho de OK, não num campo de valor. Não há hora de início nem de fim. Não há limite que diga “acima disso, abre O.S.”. Ele é preenchido no fim do dia, de memória, na mesa da oficina, e não na frente do compressor.

A evidência, na cabeça de todo mundo, é a assinatura. Mas assinatura prova que alguém assinou, não que alguém mediu. O papel vai para uma pasta por mês, e a pasta nunca mais é aberta até o dia do auditor. Ninguém do PCM confere no campo se o checklist bate com a máquina. E quando alguém altera o checklist, ninguém sabe quem alterou nem por quê.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Reescreva o checklist. Cada item pede um valor ou um estado observado, não um OK. “Pressão diferencial: ___ bar”. “Vazamento: sim/não, onde”.
2. Coloque o limite no próprio checklist. “Acima de 0,5 bar: abrir O.S. de troca”. Quem executa decide na hora, sem esperar o PCM.
3. Foto para itens visuais. Vazamento, nível, estado do filtro. Celular do próprio mecânico serve para começar.
4. Hora de início e hora de fim, preenchidas na frente da máquina. Um checklist de 40 minutos preenchido em 3 é o auditor que vai notar.
5. Amostragem semanal. O PCM escolhe cinco checklists da semana e vai ao campo conferir. Não para punir, para calibrar.
6. Item fora do limite gera ação registrada. A ação é a prova de que o checklist serviu para alguma coisa.

Como fica no ArkhiX

No ArkhiManus, o checklist da preventiva é executado no terminal, com o crachá do mecânico, na frente do equipamento. Item com medição obriga valor: não há como passar de “pressão diferencial” sem digitar o número. Item visual pede foto, e a foto fica anexada à O.S. A hora de início e a de fim são as horas do terminal, não as da memória.

Quando a leitura passa do limite definido no plano, o sistema abre a O.S. corretiva ligada à preventiva que a encontrou. O auditor consegue seguir o fio: a leitura de março, o limite estourado, a O.S. aberta, a troca feita, a leitura de abril de volta ao normal.

A Auditoria guarda a trilha: quem executou cada checklist, quando, quem alterou o modelo de checklist e o que mudou, com cinco anos de retenção. O pacote por norma reúne as evidências de gestão de ativos sem alguém passar a semana anterior montando pasta. A auditoria ISO puxa a evidência, e a resposta para “qual foi a pressão em março” é um número, com hora, foto e nome.

Checklist

• Os itens do seu checklist pedem valor ou pedem OK?
• Cada item de medição tem limite escrito que dispara ação?
• O checklist registra hora de início e fim?
• Você consegue provar quem executou cada preventiva do último ano?
• Alguém confere no campo uma amostra dos checklists?
• Quando o checklist é alterado, fica registrado quem alterou?

Se os checklists da sua planta têm doze OKs em todos os itens, o auditor já sabe o que vai perguntar. Vale ver como fica quando a preventiva deixa evidência sozinha, nos seus ativos, com os seus checklists.