Gestão de PCM sem planejador: quando o supervisor programa a semana no corredor

Segunda-feira, 7h10, corredor da oficina de uma fábrica de móveis. Seis mecânicos esperam. O supervisor de manutenção chega com o celular na mão, três mensagens do gerente de produção e uma do diretor. “Fulano, vai na coladeira de borda, a produção está gritando. Beltrano, a seccionadora está com barulho de novo, dá uma olhada. Vocês dois, a lixadeira. O resto, ferramentas, que depois eu vejo.”

Não há lista. Não há prioridade além de quem reclamou mais alto no WhatsApp. Ninguém conferiu se a peça da coladeira chegou. Ela não chegou: Fulano vai, desmonta, descobre, remonta, volta. Duas horas. A preventiva da seccionadora, vencida há três semanas, não entra na conversa, porque a seccionadora “está rodando”.

Às 10h, o gerente de produção liga para o supervisor perguntando por que a coladeira ainda não voltou. Às 10h05, o diretor liga perguntando a mesma coisa. Às 10h10, o supervisor está na coladeira, fazendo o serviço ele mesmo. A semana inteira vai ser assim. Foi assim a semana passada.

O que isso custa de verdade

Quem programa no corredor programa para o barulho, não para o risco. O ativo que grita recebe atenção; o ativo que vai quebrar em duas semanas, não.

Como ilustração: seis mecânicos, oito horas por dia, trinta por cento do tempo esperando peça, ferramenta, liberação ou instrução. São 14 horas por dia pagas sem chave na mão. Num mês, 300 horas: quase dois mecânicos inteiros. E a seccionadora, que “estava rodando”, para na sexta com o mancal que a preventiva teria visto: dez horas de linha de corte parada, a R$ 800 a hora.

O supervisor, que deveria estar liderando a equipe, vira o melhor mecânico da oficina e o pior planejador da fábrica. Não por incompetência. Porque ninguém pode fazer as duas coisas às 7h10 de segunda.

Por que acontece

Não existe função de PCM. Planejamento, programação e supervisão estão na mesma pessoa, e a supervisão sempre ganha porque é urgente. Não existe backlog: as demandas chegam por rádio, WhatsApp, bilhete e corredor, e o que não foi dito hoje some. Não existe critério de prioridade escrito: criticidade do ativo, risco, peça disponível. Então o critério é o volume da voz.

E não há indicador. Sem MTBF, MTTR e aderência à programação, ninguém sabe se a semana foi boa ou ruim. Sabe-se que foi cansativa. A produção mede a manutenção pelo número de vezes que teve que ligar.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Nomeie um PCM, mesmo meio período. Alguém que não vai para a máquina. Um mecânico experiente com boa cabeça para organização serve, quatro horas por dia, para começar.
2. Um backlog só. Tudo o que chega, de qualquer canal, vai para uma lista: ativo, descrição, quem pediu, data, criticidade. O que não está na lista não existe.
3. Critério de prioridade escrito. Criticidade do ativo, risco para segurança ou produção, peça disponível. Três colunas na lista. A ordem sai da soma, não do grito.
4. Programação semanal fechada na sexta. Trinta minutos com a produção: o que entra na semana, em que janela, com que gente. Na segunda, os mecânicos chegam sabendo.
5. Kit antes do serviço. O PCM separa peça e ferramenta na sexta. Sem peça, a O.S. não entra na programação. Ela espera a peça, não o mecânico.
6. Três indicadores no quadro: MTBF dos ativos críticos, MTTR, aderência à programação. Toda semana. Em três meses, a conversa com a produção muda.

Como fica no ArkhiX

No ArkhiManus, todas as demandas entram como Ordens de Serviço, seja pelo terminal do chão de fábrica, pelo apontamento de parada ou pelo próprio PCM. O backlog é um só, com criticidade do ativo, data, quem pediu e status. O que chegou por rádio vira O.S. em um minuto, e não some.

O PCM / Preventivas monta a programação semanal a partir do backlog: por criticidade, por histórico do ativo e por peça em estoque. Como a O.S. requisita a peça do estoque, o planejador vê na tela, antes de programar, se a peça da coladeira está na prateleira. Se não está, a O.S. fica aguardando peça, com a solicitação de compra já ligada. O Calendário 52 Semanas coloca as preventivas na mesma programação, e a seccionadora vencida aparece em vermelho, ao lado das corretivas, disputando a semana com número, não com voz.

O Dashboard Gerencial entrega MTBF, MTTR e aderência à programação por ativo, área e equipe. Os Relatórios mostram quanto tempo cada O.S. ficou esperando peça, liberação ou mão de obra. É com esse relatório que o supervisor, agora supervisor de novo, senta com a produção na sexta.

Checklist

• Existe alguém na sua manutenção que planeja e não executa?
• Todas as demandas vão para um backlog único?
• A prioridade é definida por critério escrito ou por quem reclama?
• Os mecânicos chegam na segunda sabendo o que vão fazer?
• A peça é separada antes de a O.S. entrar na programação?
• MTBF, MTTR e aderência aparecem toda semana num quadro?

Se a semana da sua manutenção é programada no corredor às 7h10, o supervisor está pagando com o próprio tempo a ausência de um PCM. Vale ver como fica a programação da sua semana quando o backlog, a peça e a preventiva estão na mesma tela.