Auditoria na manutenção: as 7 evidências que sempre pedem e onde elas costumam faltar

Terça-feira, 8h, uma fábrica de autopeças. O auditor da montadora começa pela manutenção. Primeira pergunta: “Me mostre o plano de preventiva da prensa de estampo 03 e a execução dos últimos doze meses”. O gerente traz o plano, impresso e bonito. A execução está em três lugares: a planilha do PCM, a pasta de O.S. em papel e a memória do supervisor, que lembra “de ter feito em junho”.

Segunda pergunta: “O torquímetro usado nesta preventiva estava calibrado?”. O torquímetro tem um adesivo de calibração. Vencido há dois meses. Terceira: “Quem executou esta O.S. de troca do sistema de segurança da prensa está qualificado para isso?”. O nome na O.S. é do mecânico que foi transferido para outra unidade. O certificado dele ninguém acha.

Às 10h, o auditor já tem três não-conformidades e ainda faltam quatro perguntas. Todas previsíveis. Todas as mesmas que ele fez na última auditoria.

O que isso custa de verdade

Uma não-conformidade maior numa auditoria de cliente pode significar suspensão de fornecimento até o plano de ação ser aceito. Como ilustração: duas semanas com a linha rodando sem poder faturar para o cliente principal, e uma equipe inteira dedicada a montar evidência retroativa que deveria existir de fábrica.

O custo recorrente é a semana anterior à auditoria. O PCM, o supervisor e uma estagiária param tudo para montar pastas e caçar certificados. Umas 120 horas de gente a cada auditoria, duas ou três vezes por ano, para uma pasta que serve naquele dia e nunca mais.

Por que acontece

As sete evidências que todo auditor pede são sempre as mesmas, e faltam sempre nos mesmos lugares:

1. Plano × execução. O plano existe. A execução está dispersa entre planilha, papel e memória, e não bate com o plano.
2. Calibração dos instrumentos usados. A O.S. não diz qual instrumento foi usado, e o instrumento não tem histórico de calibração ligado à data da preventiva.
3. Permissão de trabalho para serviços de risco. Existe para alguns, não para todos, e não está ligada à O.S.
4. Qualificação de quem executou. O treinamento está no RH, a O.S. está na manutenção, e ninguém cruza os dois.
5. Peças utilizadas. A O.S. diz “trocado”, mas não diz qual peça, de qual lote, de qual fornecedor.
6. Alterações no plano. Alguém mudou a frequência da preventiva de mensal para trimestral. Quem, quando e por quê, ninguém sabe.
7. Quem aprovou. A mudança, a O.S., o fechamento. Assinatura no papel, quando há, sem data.

Elas faltam porque cada uma vive num sistema, numa pasta ou numa pessoa diferente. A evidência não é criada quando o trabalho é feito. É reconstruída quando o auditor pede.

O que fazer a partir de segunda-feira

1. Adote a lista das sete. Cole na parede do PCM. Toda O.S. fechada deve responder a todas as que se aplicam.
2. Instrumento na O.S. Quem executa anota o número do instrumento usado. O PCM confere o vencimento da calibração antes de fechar.
3. Matriz de qualificação por tipo de serviço. Uma planilha: serviço numa coluna, pessoas nas linhas, data do treinamento. Quem não está na matriz não recebe a O.S.
4. Peça com código e lote na O.S. A requisição de estoque leva o número da O.S.; a O.S. leva o código da peça.
5. Mudança no plano só com registro. Um formulário simples: o que mudou, por quê, quem aprovou, data. A versão anterior não é apagada.
6. Simule a auditoria. Uma vez por trimestre, alguém de fora da manutenção faz as sete perguntas sobre três ativos aleatórios. O que não sair em cinco minutos é o que falta.

Como fica no ArkhiX

No ArkhiManus, o PCM / Preventivas guarda o plano e as Ordens de Serviço guardam a execução, ligadas ao mesmo ativo. Plano × execução é um relatório, não uma pasta. A O.S. registra quem executou, com o crachá, o instrumento usado, a Permissão de Trabalho puxada quando o serviço exige, e as peças requisitadas do estoque com código e lote. Quem fecha e quem aprova ficam registrados com data e hora.

A Auditoria guarda a trilha de 5 anos: quem alterou a frequência da preventiva da prensa 03, de mensal para trimestral, em que dia, e qual era o valor anterior. Nada é apagado sem rastro. O pacote por norma monta as evidências conforme o que a norma pede, e a auditoria ISO puxa a evidência sem a semana de pastas.

O auditor externo vê pelo Portal de Auditoria: acesso somente-leitura, com janela e escopo definidos, só a linha de estampo, só o período auditado. Ele navega do plano para a O.S., da O.S. para o instrumento, do instrumento para o certificado. A atividade dele fica registrada.

Checklist

• Você mostra plano × execução de um ativo em menos de cinco minutos?
• A O.S. registra qual instrumento foi usado e se estava calibrado?
• Quem executa serviços de risco tem qualificação cruzada com a O.S.?
• A peça usada aparece na O.S. com código e lote?
• Mudanças no plano de preventiva ficam registradas com autor e motivo?
• Quantas horas a sua equipe gasta montando pasta antes de cada auditoria?

Se as sete perguntas do auditor são sempre as mesmas, a evidência deveria estar pronta antes de ele chegar. Vale ver como fica quando a trilha se monta sozinha, nos seus ativos e nas suas O.S.